TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG ERP NỘI BỘ (NỀN TẢNG ODOO)#
Phiên bản: 1.0
Mục đích tài liệu: Cung cấp hướng dẫn vận hành và thao tác tiêu chuẩn trên hệ thống ERP của công ty. Tài liệu được biên soạn nhằm đảm bảo người dùng nắm rõ luồng nghiệp vụ, cách thức tương tác với các phân hệ (modules) để tối ưu hóa quy trình làm việc, báo cáo tiến độ và quản lý nhân sự.
Đối tượng áp dụng: Toàn bộ nhân sự sử dụng hệ # TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG ERP NỘI BỘ (NỀN TẢNG ODOO)Phiên bản: 1.0
Mục đích tài liệu: Cung cấp hướng dẫn vận hành và thao tác tiêu chuẩn trên hệ thống ERP của công ty. Tài liệu được biên soạn nhằm đảm bảo người dùng nắm rõ luồng nghiệp vụ, cách thức tương tác với các phân hệ (modules) để tối ưu hóa quy trình làm việc, báo cáo tiến độ và quản lý nhân sự.
Đối tượng áp dụng: Toàn bộ nhân sự sử dụng hệ thống (Nhân viên, Quản lý dự án, Hành chính nhân sự).
1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG VÀ GIAO DIỆN CHUNG#
Hệ thống ERP được xây dựng trên nền tảng Odoo, tích hợp các luồng công việc từ giao tiếp nội bộ, quản lý tác vụ đến nhân sự.
Menu điều hướng chính được đặt ở cột bên trái màn hình (hoặc ẩn trong biểu tượng menu lưới ở góc trên cùng bên trái). Các phân hệ chính bao gồm:Thảo luận (Discuss): Kênh giao tiếp nội bộ.
Lịch (Calendar): Quản lý sự kiện, cuộc họp.
Việc cần làm (To-do): Quản lý tác vụ cá nhân.
Real Estate: Phân hệ quản lý chuyên biệt.
Yêu cầu overtime: Nơi lập và duyệt các yêu cầu làm thêm giờ.
Trang chủ (Home): Bảng tin tổng quan.
Dự án (Project): Quản lý các dự án, tiến độ và phân bổ công việc.
Bảng chấm công (Timesheets): Ghi nhận thời gian tiêu tốn cho từng tác vụ.
Tài liệu dự án (Documents): Lưu trữ tập tin liên quan đến dự án.
Chấm công (Attendance): Quản lý giờ ra/vào ca làm việc.
Nghỉ phép (Time Off): Quản lý quỹ phép và quy trình xin nghỉ.
1.2. Trình đơn Người dùng & Thông báo#
Góc trên cùng bên phải là khu vực quản lý cá nhân:Biểu tượng Đồng hồ / Tin nhắn: Hiển thị thông báo (Notifications) về công việc được giao hoặc nhắc nhở từ hệ thống.
Tài khoản Người dùng (Avatar): Nhấp vào để truy cập các tùy chọn:Tài liệu / Hỗ trợ: Liên kết tài liệu nội bộ.
Phím tắt (CTRL+K): Bảng lệnh tìm kiếm nhanh.
Chuyển giao diện mới: Đổi theme hiển thị.
Thông tin của tôi / Tài khoản Hệ thống: Cập nhật mật khẩu, thông tin cá nhân.
Đăng xuất: Thoát khỏi hệ thống.
2. CHI TIẾT TỪNG PHÂN HỆ (MODULES) CỐT LÕI#
2.1. Phân hệ Thảo luận (Discuss)#
Đây là trung tâm giao tiếp của hệ thống, thay thế cho các ứng dụng chat bên ngoài nhằm bảo mật thông tin nội bộ.
Hộp thư đến (Inbox): Hiển thị các thông báo, tin nhắn từ các công việc (tasks) mà bạn đang theo dõi (Follow). Khi xử lý xong, hệ thống sẽ báo "Thật tuyệt vời, hộp thư đến của bạn đã không còn mail nào để xử lý".
Được gắn sao (Starred): Lưu trữ tin nhắn quan trọng được đánh dấu thủ công.
Kênh (Channels): Các nhóm chat chung (ví dụ: #general).
Tin nhắn trực tiếp (Direct Messages): Chat riêng tư 1-1 với thành viên khác.
2.2. Phân hệ Dự án (Project)#
Phân hệ này giúp kiểm soát tiến độ công việc thông qua phương pháp Agile/Kanban.A. Giao diện Bảng Kanban (Kanban View)#
Giao diện cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng các công việc. Các cột đại diện cho trạng thái của nhiệm vụ (Ví dụ: Tools, Design, Khác, Cancel...).
Mỗi thẻ (Card) trên bảng là một Nhiệm vụ (Task). Thẻ hiển thị các thông tin nhanh:Tên tác vụ (Ví dụ: [TOOL]Traffic, [SPORT]Admin).
Số lượng tác vụ con (ví dụ 0/4).
Hình đại diện người chịu trách nhiệm (Assignee).
Thao tác: Kéo thả thẻ từ cột này sang cột khác để chuyển trạng thái công việc.
Khi nhấp vào một thẻ Kanban, người dùng truy cập vào chi tiết công việc.Các trường dữ liệu quan trọng (Fields):Tên nhiệm vụ: Cấu trúc đặt tên chuẩn (Ví dụ: 07/04/26 [Tool Domain][Testim.io] Run Automated Test Suite...).
Dự án (Project): Nơi chứa nhiệm vụ.
Người được phân công (Assignee): Nhân sự chịu trách nhiệm chính.
Thẻ (Tags): Phân loại công việc.
Ngày bắt đầu & Hạn chót (Deadline): Khung thời gian thực hiện.
Thời gian được phân bổ (Allocated Time): Quỹ thời gian dự kiến (Ví dụ: 04:00 (75%)).
Các tab chức năng bên trong Task:Mô tả (Description): Nội dung chi tiết, yêu cầu kỹ thuật hoặc các bước thực hiện.
Bảng chấm công (Timesheets): Nơi người dùng log (nhập) số giờ thực tế đã làm cho task này.
Nhiệm vụ phụ (Sub-tasks): Chia nhỏ công việc phức tạp.
Khu vực Log Note (Bên phải):Ghi nhận lịch sử thay đổi của tác vụ.
Gửi tin (Send message): Trao đổi trực ti ếp với những người theo dõi tác vụ.
Ghi chú (Log note): Bình luận nội bộ (không gửi email thông báo).
Trạng thái công việc (Stage): Nằm ở góc trên bên phải (Todo > Doing > Done).
2.3. Phân hệ Chấm công (Attendance)#
Quản lý việc check-in, check-out và báo cáo công việc hằng ngày của nhân sự.
Giao diện Tổng quan: Cung cấp danh sách lịch sử chấm công của từng nhân viên.
Các thông tin hiển thị: Ngày giờ check-in, check-out, và tổng số giờ làm việc trong ca (Worked hours).
Report check in/out: Hệ thống yêu cầu nhân sự nhập báo cáo tiến độ công việc ngay khi thực hiện thao tác chấm công.
Thao tác Check-out & Báo cáo:Khi nhấp Check-out, bảng thông báo sẽ xuất hiện.
Trong ô Báo cáo (Reason/Report), nhân sự bắt buộc phải liệt kê các công việc đã thực hiện trong ngày.
Doing:
1/ Tool:
- [Testim.io] Run Automated Test Suite & daily testing site prod
- [Smoke Test] check các tool migrate Domain...
Done:
(Liệt kê các task đã hoàn thành)
2.4. Phân hệ Nghỉ phép (Time Off)#
Quản lý quy trình xin nghỉ, duyệt phép và theo dõi quỹ ngày nghỉ của cá nhân.
Giao diện Lịch (Calendar View): Hiển thị trực quan toàn bộ các ngày trong năm.
Các ngày nghỉ được bôi màu dựa theo trạng thái duyệt.
Đã xác thực (Validated): Quản lý hoặc HR đã duyệt, ngày nghỉ hợp lệ.
Cần phê duyệt (To Approve): Đơn xin nghỉ đang chờ xem xét.
Bị từ chối (Refused): Đơn xin nghỉ không được chấp thuận.
Thao tác tạo đơn nghỉ: Nhấp nút Mới (New), chọn loại ngày nghỉ, chọn khoảng thời gian, điền lý do và lưu để gửi yêu cầu.
2.5. Các phân hệ và chức năng bổ trợ khác#
Yêu cầu Overtime: Tạo phiếu yêu cầu OT, dự án cần OT và lý do để được quản lý duyệt trước.
Bảng chấm công (Timesheets): Xem tổng hợp số giờ làm việc dựa trên các Task thuộc dự án để đánh giá hiệu suất.
Tài liệu dự án: Lưu trữ tập trung các tài liệu, spec, test case, hướng dẫn (SOP).
3. NGUYÊN TẮC VÀ LƯU Ý KHI VẬN HÀNH DÀNH CHO NHÂN SỰ#
1.
Tính Tức Thời (Real-time): Trạng thái công việc trên thẻ Kanban phải phản ánh đúng thực tế.
2.
Minh Bạch Thông Tin: Cập nhật khó khăn, lỗi trực tiếp vào Log note của tác vụ, tag người liên quan (sử dụng @tên_người_dùng).
3.
Tuân Thủ Báo Cáo: Tuyệt đối không bỏ trống phần ghi chú Report check in/out khi kết thúc ca làm việc.
4.
Bảo Mật Dữ Liệu: Không chia sẻ tài liệu từ phân hệ Tài liệu dự án ra bên ngoài nếu không có sự phê duyệt.thống (Nhân viên, Quản lý dự án, Hành chính nhân sự).
Ngày cập nhật 2026-04-13 08:41:17
